Cuando las empresas crecen o cambian, o hay una transformación en la organización, más personas deben participar en las operaciones del negocio y es necesario adoptar nuevas formas de trabajar, lo que puede convertirse en una tarea complicada si no cuentan con las herramientas adecuadas. El riesgo es un tema latente si no se logra mejorar los procesos internos en las empresas.
Todo negocio está interesado en caminar hacia adelante y no retroceder, siempre ha de buscarse la renovación organizacional, por ello la mejora continua del negocio es apremiante, así como un correcto análisis de riesgo.
La red global The Process Excellence Network define la excelencia de procesos como la mejora de la forma en que las empresas crean y entregan valor a los clientes. Este es un objetivo válido para muchas empresas, aunque si buscas aumentar ganancias, mejor rendimiento de recursos, autosuficiencia o expandir tu negocio la tarea de perfeccionar los pasos que el negocio tiene para alcanzar sus metas es vital.
La mejora de procesos internos se trata de una inversión con muchos beneficios, la empresa Mxo Tech enlista algunos:
- Productividad: La mejora de procesos implica eliminar tareas repetitivas, y así ahorrar tiempo e incrementar el rendimiento.
- Satisfacción de los empleados. Al perfeccionar las tareas del negocio, los empleados pueden enfocarse en actividades que alimenten sus capacidades y habilidades intelectuales y manuales.
- Menores riesgos. Cuando existe un control interno dentro de la empresa, la toma de decisiones tiene más certezas para los empleados, además las probabilidades de cometer errores se reducen favoreciendo la salud financiera de la empresa.
- Cumplimiento. La gestión correcta de los procesos internos de la empresa ayudan a tener un orden de los procedimientos, políticas y controles con los que el negocio debe cumplir.
- Satisfacción del cliente. Si los procesos de la empresa son los adecuados, la capacidad de responder a las demandas de los clientes mejoran.
- Agilidad. Los procesos ágiles son fundamentales para mantenerse competitivos y para la toma de decisiones.
Por dónde empezar a mejorar los procesos internos en las empresas
Para mejorar los procesos internos e iniciar una transformación organizacional empieza por:
- Identificar qué funciona y qué no. Para ello analiza tus números con frecuencia para identificar problemas de inmediato, así conocerás en qué áreas tu negocio es débil y en qué otras te mantienes fuerte o en crecimiento. Analiza las tendencias, poner en contexto los números te ayudará a conocer la rentabilidad del negocio y el crecimiento de ventas, estos datos te permiten tomar decisiones de en dónde es apremiante sumar mayores esfuerzos. Al hacer este análisis será claro qué proceso quieres mejorar
- Establezca líneas estratégicas de negocio y sus objetivos para la transformación organizacional. Cuando conozcas el proceso a mejorar determina tu posición actual y hacia dónde quieres llegar.
- Crea una hoja de ruta para alcanzar el éxito. Una hoja de ruta complementa el plan de negocios y la toma de decisiones ya que desglosa lo que debe suceder, cuándo debe suceder y quién es el encargado.
- Automatizar. Un elemento que ayuda a tu negocio a trabajar eficazmente y ahorrar tiempo es la automatización. La automatización de los procesos dentro del negocio mejoran la productividad, se minimizan los errores humanos y el servicio al cliente se vuelve superior. Considera en tu planes de mejora de procesos automatizar tareas que resultan ser repetitivas.
Por último, ten presente una guía que indique los sistemas de gestión de la empresa para garantizar el cumplimiento de las actividades de todas las áreas del negocio, es decir, un programa de compliance, ya que al adoptar una postura de cambio para mejorar, tienes que tener la seguridad de que la empresa se siga manejando conforme a un código de ética, responsabilidad y sin faltar a la ley.
Fuente:
https://www.mxotech.com/2018/04/7-benefits-business-process-improvement/
https://vlcpa.com/articles/how-to-identify-problem-areas-in-your-business/54
https://www.mindtools.com/pages/article/improving-business-processes.htm
https://slackhq.com/business-process-management-steps
